Bij de regiefacturering van koop- of maakdelen is het uiteindelijke resultaat een factuur waarbij u de prijs van het maak- of koopdeel baseert op de regiespecificatie. De volgorde van de stappen ligt niet vast. Deze kan variëren, omdat het natuurlijk heel goed mogelijk is dat de nacalculatie pas wordt uitgevoerd na levering van de artikelen. In dat geval zult u ook de regiespecificatie later aanmaken, en de factuuradviezen laten verrekenen bij het aanmaken van een slottermijnfactuur.

Bij facturering volgend op een levering zou de volgorde zijn:

1. Voer in de module Verkoop een verkooporder en een verkoopregel in.
2. Bouw de nacalculatie op door het boeken van uren, uitgeven van artikelen, etc.
3. Maak de regiespecificatie aan op basis van de nacalculatie. Wijzig eventueel de specificatie.
4. Geef de regiespecificatie vrij voor de facturering. U kunt dat eventueel pas na stap 6 doen.
5. Maak een expeditiebon aan voor de verkoopregel.
6. Verwerk de expeditiebon. Er wordt een factuuradvies aangemaakt.
7. Fiatteer het factuuradvies.
8. Maak de verkoopfactuur aan.

Als u gebruikmaakt van termijnfacturering zou de volgorde zijn:

1. Voer een verkoopregel in.
2. Maak termijnfacturen aan en verstuur ze.
3. Bouw de nacalculatie op door het boeken van uren, uitgeven van artikelen, etc.
4. Geef de regiespecificatie vrij voor de facturering. U kunt dat eventueel pas doen na stap 8.
5. Maak een expeditiebon aan voor de verkoopregel.
6. Verwerk de expeditiebon. Er wordt een factuuradvies aangemaakt.
7. Verwerk eventuele aanvullingen in de nacalculatie.
8. Maak de regiespecificatie aan op basis van de nacalculatie. Wijzig eventueel de specificatie.
9. Fiatteer het factuuradvies.
10. Maak de slottermijn aan voor het restbedrag aan (het totaalbedrag van de leveringen - het reeds gefactureerde totaalbedrag).

Bij de regiefacturering van kosten en diensten is het uiteindelijke resultaat een factuur die de regiespecificatie toont die u vanuit de productieorder heeft laten samenstellen. De volgorde van de stappen ligt vast, met uitzondering van het moment van vrijgeven van de regiespecificatie voor facturering. De achtereenvolgende stappen zijn:

1. Voer in de module Verkoop een verkooporder en een verkoopregel in.
2. Bouw de nacalculatie op door het boeken van uren, uitgeven van artikelen, etc.
3. Maak de regiespecificatie aan op basis van de nacalculatie. Wijzig eventueel de specificatie.
4. Geef de regiespecificatie vrij. U kunt dat eventueel pas na stap 6 doen.
5. Maak een factuuradvies aan voor de verkoopregel; deze is automatisch gekoppeld aan de regiespecificatie van de verkoopregel en toont ook het bedrag uit de regiespecificatie.
6. Ontkoppel eventueel het factuuradvies en de regiespecificatie om wijzigingen aan te brengen; koppel daarna opnieuw.
7. Fiatteer het factuuradvies.
8. Maak de verkoopfactuur aan.

De stappen voor het toekennen van meerdere debiteuren per verkoopofferte of order is ingebed in de procedure voor de verkoopstroom. Doorgaans zult u bij gebruik van de optie de volgende stappen doorlopen:

• verkoopoffertes aanmaken
• verkooporders aanmaken
• verkoopregels aanmaken voor een dienst, bijvoorbeeld 'Service'. Automatisch wordt het regiefactureringstype 'Facturering van regiespecificatie' op tabblad Facturering geselecteerd.
• productiedossiers aanmaken
• kosten maken en registreren: uren boeken, materiaal verbruiken, etc.
• regiespecificatieregels aanmaken. De prijzen baseert u op de nacalculatie.
• kiezen uit de volgende mogelijkheden:
  • regiespecificatieregels toewijzen aan een andere debiteur met de verwerking Toewijzen en splitsen. U kiest voor één of meer regiespecificatieregels voor toewijzen en selecteert een andere debiteur die het gehele bedrag voor zijn rekening neemt.
  • handmatig regiespecificatieregels toewijzen aan een andere debiteur: in de regiespecificatieregel kunt u in het veld Aandeel debiteur aangeven dat de klant niets hoeft te betalen door '0%' in te vullen. U maakt vervolgens zelf een regiespecificatieregel aan voor de nieuwe debiteur en vult in het veld Aandeel debiteur '100%' in.
  • regiespecificatieregels splitsen in meerdere debiteuren met de verwerking Toewijzen en splitsen. Daarmee kunt u voor één of meer regiespecificatieregels tegelijk bepalen welke percentages van het bedrag de verschillende debiteuren moeten betalen.
  • regiespecificatieregels splitsen in meerdere debiteuren met de verwerking Hoeveelheid splitsen in meerdere debiteuren voor één regiespecificatieregel die een artikel betreft.
  • handmatig regiespecificatieregels splitsen in meerdere debiteuren: in de regiespecificatieregel kunt u in het veld Aandeel debiteur opgeven welk percentage van het bedrag de klant moet betalen, bijvoorbeeld 70%. U kunt dan zelf een regiespecificatieregel aanmaken voor de overige 30%.
• factuuradviezen aanmaken
• factureren
• crediteren en nieuwe facturen aanmaken. Met de verwerking Aanmaken te crediteren en opnieuw te factureren regieregels maakt u nieuwe regiespecificatieregels aan: creditregels voor de gefactureerde regieregels en/of regels met andere debiteurgegevens waarvoor u nieuwe facturen wilt maken.
• opnieuw factuuradviezen aanmaken op basis van de creditregels en de regiespecificatieregels met de andere debiteur, prijsklant en/of prijs
• opnieuw factureren op basis van de factuuradviezen met de andere debiteur, prijsklant en/of prijs.

U kunt de velden Debiteur, Betalingsconditie, Prijsklant en Factuuradres niet wijzigen wanneer er onder de verkoopofferte of -order (module Verkoop) één of meer regiespecificatieregels aanwezig zijn. Deze velden kunt u wel wijzigen met het menu Bewerken, Wijzigen offerte- of ordergegevens.

• Wanneer er regiespecificatieregels onder een verkoopregel (module Verkoop, schermen Verkoopoffertes en -orders, knop Regels) aanwezig zijn met daarin debiteur(en) die afwijken van die in de verkooporder, dan is het niet mogelijk om de verkoopregel te kenmerken voor termijnfacturering. Termijnfacturering in combinatie met wijziging van debiteurgegevens zou een onoverzichtelijke situatie opleveren.
• Het is mogelijk om op de verkoopregel de BTW-code te wijzigen. Deze wijziging wordt doorgevoerd op alle onderliggende regiespecificatieregels met dezelfde BTW-code als de verkoopregel. Als een regiespecificatieregel aanwezig is onder de verkoopregel met een afwijkende BTW-code, dan wordt deze niet gewijzigd. Bij het wijzigen van de BTW-code op de verkoopregel verschijnt in dit geval de volgende waarschuwing: LET OP: Er zijn regiespecificatieregels gevonden met afwijkende BTW-code. Deze zullen niet gewijzigd worden.

Hieronder vindt u per tabblad de wijzigingen in het scherm Regiespecificatie (module Verkoop, schermen Verkoopoffertes en -orders, knop Regels, knop Regiespecificatie).

Tabblad Lijst:

• Het is mogelijk om regiespecificatieregels te wijzigen op tabblad Lijst. Op die manier gaat wijzigen gemakkelijk en overzichtelijk. U kunt bijvoorbeeld snel de te factureren bedragen toewijzen aan verschillende debiteuren.
• In de kolom Ontstaan ziet u hoe de regel is ontstaan: door handmatige invoer, aanmaken van regiespecificatie, splitsen, toewijzen of crediteren en opnieuw factureren.
• Broncode is bedoeld voor het logisch sorteren van de regiespecificatieregels. Stel dat de regiespecificatieregels onder een verkoopregel met een verwerking toegewezen worden aan een andere debiteur. De verwerking maakt 100 nieuwe regels aan. Van de oorspronkelijke en de nieuwe regels, wilt u kunnen zien welke bij elkaar horen. Regels 1 en 101 hebben beide dezelfde nacalculatieregel(s) als basis en krijgen dan ook dezelfde broncode. Ze bevatten bijvoorbeeld hetzelfde artikel, maar hebben verschillende debiteurs. De regels 2 en 102 horen bij elkaar, 3 en 103, etc. Als u sorteert op broncode ziet u steeds de bijbehorende regels bij elkaar zodat u het overzicht bewaart en gemakkelijk wijzigingen kunt aanbrengen.

Tabblad Algemeen

De velden op tabblad Algemeen kunt u alleen wijzigen als de regiespecificatieregels niet gekoppeld zijn aan een factuuradvies of verkoopfactuurregel.

• In het informatieve veld Debiteur ziet u de debiteur waaraan de regel wordt gefactureerd. Wijzigen hiervan doet u op het tabblad Debiteurgegevens.
• In het veld Aandeel debiteur ziet u het percentage van het subtotaal dat aan de debiteur gefactureerd wordt.
• Het bedrag dat uiteindelijk gefactureerd wordt aan de debiteur vindt u in het veld Totaalbedrag. Het bedrag komt als volgt tot stand: Subtotaal * % Aandeel debiteur, bijvoorbeeld 54,00 * 50% = 27,00. Desgewenst kunt u het totaalbedrag wijzigen.
• U kunt in het veld Reden aangeven waarom (een deel van) het factuurbedrag toegekend wordt aan een andere debiteur, bijvoorbeeld door coulance.
• U kunt in het veld BTW-code een waarde invullen die afwijkt van die van de bovenliggende verkoopregel, bijvoorbeeld als voor een te monteren onderdeel een ander BTW-tarief geldt. Als u gebruikmaakt van termijnfacturering kunt u geen andere BTW-code opgeven. Als de BTW-code in het scherm Factuuradviezen wijzigt verandert de BTW-code in de regiespecificatieregel mee.
• Als u het informatieve veld Gecorrigeerd activeert, geeft u aan dat de regiespecificatieregel gecorrigeerd is. Dat kunt u bijvoorbeeld doen nadat u een afwijkende debiteur heeft geselecteerd waaraan de regel gefactureerd moet worden.
• Als u het informatieve veld Beoordeeld activeert, geeft u aan dat de regiespecificatieregel is beoordeeld en goedgekeurd. Bij het uitvoeren van de verwerkingen Wijzigen offertegegevens en -ordergegevens kunt u ervoor kiezen om wijzigingen alleen door te voeren voor niet-beoordeelde regels (module Verkoop, schermen Verkoopoffertes en -orders, menu Bewerken, Wijzigen offerte- of ordergegevens, tabblad Debiteurgegevens, veld Niet gekoppelde regiespecificatieregels).

Tabblad Debiteurgegevens

• In het veld Klant vindt u de code van de prijsklant waarvan het prijszoekpad gevuld wordt om de verkoopprijs te kunnen bepalen. Standaard wordt het veld gevuld met de prijsklant uit de verkoopregel. U kunt het veld alleen maar wijzigen als op tabblad Algemeen, in het veld Soort ‘Artikel’ is geselecteerd. Wanneer u de prijsklant wijzigt, verandert de verkoopprijs niet automatisch. Daarvoor dient u de verwerking Prijsbepaling opnieuw uitvoeren in het menu Bewerken uit te voeren.
• Selecteer in het veld Debiteur de debiteur aan wie het totaalbedrag gefactureerd moet worden. Standaard staat hier de debiteur uit de verkooporder.
• In het veld Factuuradres is standaard het factuuradres van de geselecteerde debiteur ingevuld.
• In het veld Betalingsconditie is standaard de betalingsconditie ingevuld die voor de geselecteerde debiteur van toepassing is.
• U kunt de velden Debiteur, Betalingsconditie en Factuuradres alleen wijzigen als:
  • op de verkoopregel in het veld Regiefactureringstype ‘Facturering van regiespecificatie’ is geselecteerd
  • de regiespecificatieregels niet gekoppeld zijn aan een factuuradvies of verkoopfactuurregel
  • de verkoopregel niet is gekenmerkt voor termijnfacturering

Wijzigen de velden Debiteur, Factuuradres en/of Betalingsconditie in het scherm Factuuradviezen dan veranderen de waarden in de gelijknamige velden in de regiespecificatieregel mee.

Met de verwerkingen Wijzigen offerte- en ordergegevens kunt u aangeven hoe wijzigingen in de verkoopofferte of -order moeten doorwerken in de regiespecificatieregels.

Module Facturering, map Mutatiebestanden

• Als u de BTW-code op tabblad Algemeen wijzigt, verandert de BTW-code in de gekoppelde regiespecificatieregel mee.
• Het is mogelijk om debiteurgegevens te wijzigen op het tabblad Debiteurgegevens. Wijzigen van de velden Debiteur, Betalingsconditie en Factuuradres, leidt tot wijziging van deze gegevens op de gekoppelde regiespecificatie.
• Wijzigt u de debiteur, dan worden automatisch de bijbehorende betalingsconditie en het bijbehorende factuuradres ingevuld. Deze kunt u desgewenst wijzigen.

U kunt de velden Debiteur, Betalingsconditie en Factuuradres niet wijzigen als het factuuradvies bestemd is voor een verkoopregel die is gekenmerkt voor termijnfacturering.

Met de verwerkingen Wijzigen offerte- en ordergegevens kunt u aangeven hoe wijzigingen in de verkoopofferte of -order door moeten werken in de factuuradviezen.

Module Verkoop, schermen Verkoopoffertes en -orders, knop Regels, knop Regiespecificatie, menu Bewerken

• Onder het kopje Voorkeurswaarden regiespecificatieregels vindt u de voorkeurswaarden ‘Gecorrigeerd’ en ‘Beoordeeld’. Hiermee bepaalt u welke waarden standaard worden ingevuld in de gelijknamige velden in de nieuwe regiespecificatieregels.
• De verwerking zorgt ervoor dat de volgende velden in de nieuwe regiespecificatieregels voorzien worden van een waarde:
  • Debiteur: deze waarde wordt overgenomen uit de verkooporder
  • Betalingsconditie: deze waarde wordt overgenomen uit de verkooporder
  • Factuuradres: deze waarde wordt overgenomen uit de verkooporder
  • Prijsklant: deze waarde wordt overgenomen uit de verkoopregel
  • BTW-code: deze waarde wordt overgenomen uit de verkoopregel

Module Verkoop, scherm Verkooporders, menu Bewerken

• Als in de verkoopregel, tabblad Facturering het regiefactureringstype ‘Niet van toepassing’ of ‘Prijsbepaling o.b.v. nacalculatie’ is geselecteerd, dan worden de waarden in de velden Debiteur, Betalingsconditie en Factuuradres op het factuuradvies overgenomen uit de verkooporder. De BTW-code wordt overgenomen uit de verkoopregel.
• Als in de verkoopregel, tabblad Facturering het regiefactureringstype ‘Facturering van regiespecificatie’ is geselecteerd, dan worden de waarden in de velden Debiteur, Betalingsconditie en Factuuradres en BTW-code op het factuuradvies overgenomen uit de regiespecificatieregel.
• Uw instellingen voor het groeperingsniveau facturering in het scherm Regiespecificatiesoorten (module Verkoop, map Basisgegevens verkoop) bepaalt in principe welke soorten regiespecificatieregels gekoppeld worden aan een factuuradvies. Kiest u er bijvoorbeeld voor om regiespecificatieregels van het soort artikelen te groeperen onder één factuuradvies, dan worden alle regiespecificatieregels van deze soort gegroepeerd onder één factuuradvies. Komen echter de waarden in de velden Debiteur, Betalingsconditie, Factuuradres of BTW-code niet voor alle regels overeen, dan wordt voor de regel met een afwijkende waarde een nieuw factuuradvies aangemaakt. Hebben bijvoorbeeld twee regiespecificatieregels van het soort artikel verschillende debiteuren, dan wordt voor elk van de debiteuren een factuuradvies aangemaakt. Een regiespecificatieregel met een afwijkende debiteur zal namelijk een nieuwe verkoopfactuur moeten opleveren.

De verwerking Verwerken expeditiebonnen (module Expeditie, map Verwerkingen) maakt factuuradviezen aan. De waarden uit de velden Debiteur, Factuuradres en Betalingsconditie worden overgenomen uit de verkooporder.

De verwerking Aanmaken verkoopfacturen maakt verkoopfacturen aan. De waarden uit de velden Debiteur, Factuuradres en Betalingsconditie worden overgenomen uit het factuuradvies. Als factuuradviezen afwijkende debiteuren, betalingscondities of factuuradressen hebben, dan worden voor deze factuuradviezen nieuwe verkoopfacturen aangemaakt. Of en hoe factuuradviezen verzameld moeten op een verkoopfactuur wordt bepaald door de instelling in de module Klanten, scherm Klanten, tabblad Klantkaart, veld Aanmaken factuur.

De verwerkingen Wijzigen offerte- en ordergegevens (module Verkoop, schermen Verkoopoffertes en -orders, menu Bewerken) dient u te gebruiken voor het wijzigen van de velden Debiteur, Betalingsconditie, Prijsklant en Factuuradres in een verkoopofferte of -order waaronder één of meer regiespecificatieregels aanwezig zijn.

Of en hoe de velden Debiteur, Betalingsconditie en Factuuradres overgenomen moeten worden naar de regiespecificatieregels en/of factuuradviezen, kunt u aangeven op het tabblad Debiteurgegevens. Voor regiespecificatieregels waarvoor al verkoopfacturen aangemaakt zijn, worden de velden met deze verwerking niet gewijzigd. Hieronder worden de verschillende mogelijkheden beschreven.

In het veld Niet-gekoppelde regiespecificatieregels kunt u de instellingen kiezen die van toepassing zijn op regiespecificatieregels waarvoor nog geen factuuradvies is aangemaakt:

• Alle regiespecificatieregels: alle niet-gekoppelde regiespecificatieregels onder de geselecteerde verkooporder worden gewijzigd.
• Niet-beoordeelde regiespecificatieregels: alleen de niet-gekoppelde regiespecificatieregels onder de geselecteerde verkooporder die niet beoordeeld zijn, worden gewijzigd.
• Regiespecificatieregels met overeenkomstige gegevens: alleen de niet-gekoppelde regiespecificatieregels onder de geselecteerde verkooporder die dezelfde gegevens hebben als de verkooporder (dus dezelfde debiteur, betalingsconditie en factuuradres) worden gewijzigd. De regels met afwijkende waarden worden niet gewijzigd.
• Niet-beoordeelde regiespecificatieregels met overeenkomstige gegevens: alleen de niet-gekoppelde regiespecificatieregels onder de geselecteerde verkooporder die enerzijds nog niet beoordeeld zijn en anderzijds dezelfde gegevens hebben als de verkooporder (dus dezelfde debiteur, betalingsconditie en factuuradres) worden gewijzigd. De regels met afwijkende waarden worden niet gewijzigd.
• Geen enkele regiespecificatieregel: geen enkele niet-gekoppelde regiespecificatieregel onder de geselecteerde verkooporder wordt gewijzigd.

In het veld Factuuradviezen en de hieraan gekoppelde regiespecificatieregels kunt u de instellingen kiezen die van toepassing zijn op factuuradviezen en op regiespecificatieregels waarvoor al een factuuradvies is aangemaakt:

• Alle factuuradviezen: alle factuuradviezen voor de geselecteerde verkooporder worden gewijzigd (behalve die waar termijnfacturering op van toepassing is), inclusief de gekoppelde regiespecificatieregels.
• Niet-gefiatteerde factuuradviezen: alle niet gefiatteerde factuuradviezen voor de geselecteerde verkooporder worden gewijzigd (behalve die waarop termijnfacturering van toepassing is), inclusief de gekoppelde regiespecificatieregels.
• Geen enkel factuuradvies: geen enkel factuuradvies voor de geselecteerde verkooporder wordt gewijzigd en evenmin de hieraan gekoppelde regiespecificatieregels.