Orderbevestiging

Opmerkingen

• Ontvangt u het bericht automatisch via een webinterface, dan hoeft u niets te doen. Het bericht verschijnt vanzelf als order in uw systeem, mits aan de voorwaarden en controles is voldaan.
• Heeft u een notificatie ontvangen dat er een bericht voor u klaarstaat op de webinterface van de externe partij, dan haalt u het bericht op via diens webinterface (meestal middels een link in de notificatie).

Stappen

U volgt onderstaande stappen als u van de externe partij een e-mail heeft gekregen waarin het elektronische bericht is bijgevoegd.

1. Open de ontvangen e-mail met het elektronische bericht en sla het bijgevoegde XML-bericht op in een map.
2. Ga in Isah naar het scherm Inkooporders.
3. Kies in het menu Bewerken voor Importeren inkooporderbevestiging.
4. Open de map waarin u het XML-bericht heeft opgeslagen en selecteer het bericht.

Controles

• De deelnemende bedrijven moeten identificaties hebben en deze moeten kloppen met de identificaties in het bericht.
• De inkooporder moet bekend zijn in het systeem.
• De bevestigingsdatum op de inkooporder mag nog niet zijn ingevuld.
• Per inkoopregel wordt gecontroleerd of de regelnummers en de aantallen op de ontvangstregels overeenkomen.
• De bevestigingsdatum in de orderbevestiging (IssueDate) mag niet in de toekomst liggen.
• Aantallen, prijzen en valuta in het bericht moeten overeenkomen met aantallen, prijzen en valuta in de inkooporder.
• Prijzen moeten van het type 'gross' zijn.
• Als de elektronische orderbevestiging inkoopregels bevat die zijn afgekeurd (LineStatusCode = rejected), dan wordt de gehele import afgekeurd.

Resultaat

Bij het importeren zet Isah het ordernummer van de leverancier - de SalesID in het XML-bericht - in het veld Orderreferentie op de inkooporder. Is de SalesID niet gevuld, dan gebruikt Isah de gegevens uit het item ID van het elektronische bericht. Isah zet het ordernummer bij het inlezen altijd in het veld Orderreferentie, ook als de orderbevestiging niet succesvol kan worden ingelezen (bijvoorbeeld omdat prijzen niet kloppen). De reden hiervoor is dat de inkopende partij dan bij het verdere verloop van de inkoop beschikt over het juiste referentienummer van de leverancier.

Als de import succesvol is:

• zet Isah de bevestigingsdatum uit het bericht op de inkooporder in het veld Bevestigingsdatum
• worden voor alle inkooporderregels die worden bevestigd de velden Bevestigd en Ontvangstdatum ingevuld
• wordt voor alle inkooporderregels die worden bevestigd het veld Aantal keer bevestigd met 1 opgehoogd
• worden voor alle ontvangstschemaregels die worden bevestigd de velden Bevestigd en Ontvangstdatum ingevuld

Als een ontvangstschemaregel wordt bevestigd waarvan de ontvangstdatum niet overeenkomt met de oorspronkelijke ontvangstdatum, logt Isah een waarschuwing bij het elektronische bericht.