Vorgehensweise in Outlook

Nach der Installation des Add-Ins wird in Outlook die Symbolleiste von Isah angezeigt. Zunächst sehen Sie auf dieser Symbolleiste nur die Schaltfläche Anmelden. Um das Add-in verwenden zu können, müssen Sie sich zuvor bei Isah anmelden. Isah kann erst dann Ihre Rechte überprüfen.

1. Anmelden: Im Anmeldefenster geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Kennwort, und die Datenbank ein, in der Ihre E-Mail(s) gespeichert werden sollen.
2. Entität auswählen: Soll eine E-Mail gespeichert werden, dann müssen Sie zunächst angeben, unter welcher Entität die E-Mail abgelegt werden soll, beispielsweise unter Kunde oder Lieferant.

   Tipp: Sie konfigurieren unter der Schaltfläche Einstellungen, welche Entitäten angezeigt und in welcher Reihenfolge sie jeweils angezeigt werden sollen.

3. Wählen Sie die E-Mail oder E-Mails aus, die gespeichert werden sollen.
4. Klicken Sie danach auf:
   • Speichern:

     Danach wird ein Auswahlfenster mit den Daten angezeigt, die in Isah unter der ausgewählten Identität aufgeführt sind. Wenn Sie beispielsweise die Entität „Kunde“ ausgewählt haben, wird eine Liste mit Kunden eingeblendet, die in Isah eingegeben wurden. Sie wählen nun zu jedem Kunden (oder zu einer anderen Entität) die E-Mail aus, die gespeichert werden soll.

   • Speichern mit geänderten Einstellungen:

     Wenn Sie über Zugriffsrechte für Programmcode 100020000 verfügen (Dokumenteneigenschaften Outlook-Add-In ändern), können Sie mithilfe der Schaltfläche Speichern auch Geänderte Einstellungen auswählen. Danach wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie die Art, den Typ, die Sprache und die Gruppe der E-Mails ändern können. Das gilt nur für diese Auswahl von E-Mails. Beim Speichern der nächsten E-Mail wird wieder die Standardeinstellung verwendet, die in den Einstellungen definiert wurde.

5. Speichern Sie die E-Mail mit OK. Die E-Mail wird jetzt ein Dokument, das unter der Schaltfläche Dokumente mit der betreffenden Position in Isah verknüpft ist. Um zu bestimmen, unter welchem Namen die Datei gespeichert wird, verwenden Sie die Scriptfunktion in Isah.