Wenn die ausgewählte Versandmethode der Dokumente „E-Mail“ ist, werden auf der Registerkarte E-Mail alle Daten zum Versenden der E-Mail angezeigt. Die Einstellungen stammen aus dem Fenster Versandmethode Dokumente. Gegebenenfalls können Sie von den Einstellungen abweichen und beispielsweise selbst Empfänger hinzufügen oder den Betreff der E-Mail ändern.

So gehen Sie vor, um Empfänger oder Absender hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf und wählen Sie eine Entität aus, beispielsweise „Ansprechpartner Kunde“. Daraufhin wird das Fenster Ansprechpartner Kunden geöffnet. Hier werden nur die Ansprechpartner angezeigt, für die eine E-Mail-Adresse eingegeben wurde.
2. Wählen Sie die Firma oder die Person aus, für die eine E-Mail-Adressen hinzugefügt werden soll. Die entsprechende E-Mail-Adresse wird im Fenster Dokumente versenden angezeigt.

Sie können die E-Mail-Adresse auch manuell eingeben. Verwenden Sie in diesem Fall „;“ als Trennzeichen.

Texte

In der Betreff-Zeile und dem E-Mail-Body wird jeweils der Standardtext eingefügt, der im Fenster Versandmethode Dokumente ausgeführt wurde.

In eine E-Mail können Bilder und Hyperlinks eingefügt werden:

• Mit können Sie ein Bild einfügen, beispielsweise Ihr Firmenlogo.
• Sie können einen Hyperlink auf eine Website hinzufügen, indem Sie einen Text oder ein Bild auswählen, auf klicken und die Adresse der Website ausfüllen, beispielsweise von der Website Ihrer Firma.
• Die Adresse des Hyperlinks kontrollieren Sie, indem Sie den mit dem Hyperlink verknüpften Text oder das Bild auswählen und auf klicken.
• Den Hyperlink kontrollieren Sie, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und mit der Maustaste auf den Text oder das Bild klicken, mit dem der Hyperlink verknüpft ist. Die Website wird dann geöffnet. Bitte beachten Sie: Um den Hyperlink zu kontrollieren, darf der betreffende Text oder das Bild nicht ausgewählt sein.

Tipp: Sie können den Betreff und den Text-Teil mithilfe von Platzhaltern im Basistext personalisieren. So können Sie beispielsweise den Namen des Empfängers und den Auftragscode in dem E-Mail-Text verarbeiten.

Anmerkung: Verwenden Sie Texte im Textformat „HTML“ oder „Nur Text“. Das Textformat „RTF“ ist für Texte auf den Registerkarten Texte und Memo geeignet.

So wird festgelegt, in welcher Sprache der Standardtext gedruckt werden soll:

Für VK-Dokumenten wird geprüft, ob der Text in der Sprache des Kunden vorliegt und für EK-Dokumente, ob der Text in der Sprache des Lieferanten vorliegt. Ist der Text vorhanden, dann wird kontrolliert, ob der Text in der Standardsprache vorliegt. Wenn dieser nicht vorhanden ist, wird das Feld Inhalt nicht ausgefüllt und kein Standardtext in die E-Mail eingetragen.

Aber Sie können auch einen Text auch von Hand eingeben, der dann in die E-Mail eingefügt werden kann.

Felder

Entwurf