Verkaufsstatus

Ein Angebot bzw. ein Kundenauftrag wird in der Verkaufsabwicklungsphase von verschiedenen Abteilungen bearbeitet. Da der Auftrag/das Angebot durch die Hände verschiedener Mitarbeiter geht, ist es wichtig, dass der Status des Auftrags/Angebots erkennbar bleibt. Für jeden Mitarbeiter muss ersichtlich sein, wie weit der Auftrag/das Angebot vorangeschritten ist. Handelt es sich beispielsweise schon um einen Kundenauftrag? Wurden die Artikel bereits geliefert?

Um hier für Eindeutigkeit zu sorgen, erstellen Sie eine Gliederung in Verkaufsstatus. Die Statuseinteilung können Sie quasi betrachten als:

In Kombination mit dem Workflow Kundenauftrag können Sie Status verwenden, mit denen ein fester Statusverlauf definiert werden kann.

Status dienen nicht nur als Informationsquelle über den Fortschritt eines Auftrags/Angebots, sie haben auch noch weitere Funktionen:

Tipp: Wenn Sie eine umfangreiche Statuseinteilung erstellen, wird die praktische Umsetzung im Prinzip unmöglich: Der Status eines Auftrags/Angebots muss sehr häufig geändert werden und bietet dabei nur geringe zusätzliche Informationen. Ein Status soll lediglich ein Anhaltspunkt sein und Sie müssen nicht jedem einzelnen Schritt im Prozess einen eigenen Status zuweisen. Erstellen Sie daher zunächst eine begrenzte Statuseinteilung, bei der die wichtigsten Schritte im Prozess ersichtlich sind. Lassen Sie dabei zwischen den einzelnen Statusnummern Raum für weitere Status. Wenn Sie nach einiger Zeit feststellen, dass ein Status oder noch weitere Status erforderlich wären, können Sie diese noch hinzufügen.

Warnung: Wenn Verkaufsstatus gelöscht werden sollen, empfiehlt es sich, keine Status zu löschen, die sich auf den Angebots- und Auftragseingang auswirken. Wenn Sie nämlich Status löschen, die für den Angebots- und Auftragseingang verwendet werden, wird die Eingangsübersicht unzuverlässig. Wenn Sie probieren, einen solchen Status zu löschen, wird eine Warnung ausgegeben und die Frage, ob Sie sicher sind, dass Sie fortfahren möchten.

Der Statustyp gibt an, in welcher Phase des Verkaufsprozesses sich der Status befindet: Angebot, Auftrag, Nachkalkulation oder Historie. Der Statustyp bestimmt, welche Aktionen für eine Verkaufsposition dieses Status ausgeführt werden dürfen und welche nicht. Wenn eine Verkaufsposition beispielsweise den Typ „Angebot“ hat, dürfen für diese Verkaufsposition keine Rechnungen erstellt werden. Weist eine Bestellposition z. B. den Typ „Angebot“ auf, darf aus dieser EK-Anfrageposition keine Bestellung erstellt werden.

Wenn für eine Verkaufsposition oder einen Plan-/Fertigungsauftrag ein Status angegeben wird, erstellt Isah für den entsprechenden Plan-/Fertigungsauftrag eine Reihe von Absicherungen. Die Art der Absicherung wird durch den Statustyp festgelegt, der für den Verkaufsstatus (auf einer Verkaufsposition) oder Fertigungsstatus (eines Plan-/Fertigungsauftrags) angegeben wurde.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die jeweiligen Absicherungen für Verkaufspositionen und Plan-/Fertigungsaufträge eines bestimmten Statustyps.

Was ist mit Verkaufspositionen möglich?

	Angebot	Auftrag	Nachkalkulation	Historie
Reservieren im wirtschaftlichen Bestand	Nein	Ja	Ja	Nein
Lieferschein erstellen oder verarbeiten.	Nein	Ja	Ja	Nein
Fakturieren	Nein	Ja	Ja	Nein
Auftragsbezogener Einkauf	Nein	Ja	Ja	Nein
Fertigungsauftrag verknüpfen	Nein	Ja	Ja	Nein
Fertigungseingang	Nein	Ja	Ja	Nein

Der Status einer Verkaufsposition kann nicht immer in einen anderen Status geändert werden. So darf der Statuscode einer Verkaufsposition nicht in einen Code des Typs „Angebot“ geändert werden, wenn für diese Position bereits bestimmte Aktionen ausgeführt wurden.

Über den Menüpunkt Statusübersicht VK-Position können Sie eine Übersicht aufrufen, in der Sie sehen, welche Aktionen für die VK-Position bereits ausgeführt wurden und ob der Status in den Statustyp „Angebot“ oder „Historie“ verlegt werden darf.

Nachstehend finden Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten und Bedingungen, die beim Verlegen des Status auf einen anderen Statustyp gelten.

	Nach Angebot	Nach Auftrag	Nach Nachkalkulation	Nach Historie
Von Angebot	-	Ja	Ja	Ja
Von Auftrag	Sofern keine Transaktionen	-	Ja	Sofern Auftrag abgeschlossen und abgeleitete Aufträge* den Status „Historie“ haben
Von Nachkalkulation	Sofern keine Transaktionen	Ja	-	Sofern Auftrag abgeschlossen und abgeleitete Aufträge* den Status „Historie“ haben
Von Historie	Sofern keine Transaktionen	Ja	Ja	-

*Bei abgeleiteten Aufträgen handelt es sich um Fertigungsaufträge, die mit einem Kundenauftrag verknüpft sind (bei auftragsbezogener Fertigung) und/oder um Bestellpositionen, die für den auftragsbezogenen Einkauf erstellt wurden.

Was ist mit Fertigungsaufträgen möglich?

	Angebot	Auftrag	Nachkalkulation	Historie
Reservieren im wirtschaftlichen Bestand	Nein	Ja	Ja	Nein
Artikel ausgeben	Nein	Ja	Ja	Nein
Auftragsbezogene Bestellvorschläge generieren, erhalten und Kosten buchen	Nein	Ja	Ja	Nein
Auftragsbezogener Einkauf	Nein	Ja	Ja	Nein
Fertigungsauftrag verknüpfen	Nein	Ja	Ja	Nein
Fertigungseingang	Nein	Ja	Ja	Nein

Der Status eines Plan-/Fertigungsauftrags kann nicht immer auf einen anderen Status verlegt werden. So darf der Statuscode eines Plan-/Fertigungsauftrags nicht in einen Code des Typs „Angebot“ geändert werden, wenn für diesen Planauftrag bereits Artikel verbraucht wurden.

Nachstehend finden Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten und Bedingungen, die beim Verlegen des Status auf einen anderen Statustyp gelten.

	Nach Angebot	Nach Auftrag	Nach Nachkalkulation	Nach Historie
Von Angebot	-	Ja	Ja	Ja
Von Auftrag	Sofern keine Transaktionen	-	Ja	Sofern Auftrag abgeschlossen und untergeordnete Aufträge den Status „Historie“ haben
Von Nachkalkulation	Sofern keine Transaktionen	Ja	-	Sofern Auftrag abgeschlossen und untergeordnete Aufträge den Status „Historie“ haben
Von Historie	Sofern keine Transaktionen	Ja	Ja	-

In dieses Feld können Sie Informationen zu der Abteilung eingeben, von der die Aufträge/Angebote mit diesem Status bearbeitet werden.

Mit Einstellungen bestimmen Sie, ob sich der Verkaufswert einer Verkaufsposition auf die Eingangsübersichten auswirkt: für eine Angebotsposition bestimmt die Einstellung Auswirkung auf Angebotseingang dies für die Übersicht des Angebotseingangs und für eine Auftragsposition bestimmt die Einstellung Auswirkung auf Auftragseintang dies für die Übersicht des Auftragseingangs. Es kann sein, dass Sie eine Verkaufsposition noch nicht oder nicht mehr in die Eingangsübersicht einbeziehen möchten. Pro Verkaufsstatus können Sie angeben, ob die Verkaufsbeträge in die Eingangsübersicht einbezogen werden sollen. Wenn eine Angebotsposition beispielsweise einen Verkaufsstatus mit dem Wert „Positiv“ hat, wird eine Änderung des Verkaufsbetrags in der Übersicht des Angebotseingangs angezeigt.

Der Statustyp des Verkaufsstatus bestimmt, ob Sie einen Wert für die Einstellung für den Angebots- und/oder den Auftragseingang wählen können mit dem Sie Eingänge lenken können.

Eingang-Einstellungen

Für die Eingang-Einstellungen stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:

Keine: Wenn Sie sich für diese Option bei einem Verkaufsstatus entscheiden, der in einer Verkaufsposition verwendet wird, dann wirkt sich die Verkaufsposition nicht auf die Eingangsübersicht aus. Diese Option wählen Sie beispielsweise bei einem Verkaufsstatus für:
- Angebote, die Sie erstellen, weil Sie eine Chance erkennen und Sie die Angebote noch nicht in den Angebotseingang einbeziehen möchten
- stornierte Aufträge Wenn bereits positive oder negative Beträge in der Verkaufsübersicht angezeigt wurden, bleiben sie stehen.
Positiv: Wenn dieser Wert beim Status eingestellt ist, der in einer Verkaufsposition eingesetzt wird, dann wirkt sich die Verkaufsposition auf die Eingangsübersicht aus.
- Der vollständige Verkaufsbetrag der Verkaufsposition wird in der Eingangsübersicht angezeigt, wenn der Wert des vorherigen Verkaufsstatus nicht „Positiv“ (wenn dieser Wert „Keine“ oder „Negativ“ ) lautete. Das ist beispielsweise bei einem Angebot der Fall, das zuerst Erfolgschancen hatte, aber anschließend kein Angebot geworden ist.
- Ist der Wert sowohl bei dem vorherigen Status wie auch bei dem neuen Status „Positiv“, dann wird eine etwaige Differenz zum vorherigen Verkaufsbetrag angezeigt. Wenn der Kunde beispielsweise ursprünglich eine Bestellung in Höhe von 500 € aufgibt und letzten Endes nur für 300 € bestellt, führt das mit dem Wert „Positiv“ zu den untenstehenden Positionen auf der Auftragseingangsübersicht.
  Anmerkung: Wenn der neue Betrag niedriger ist als der vorherige Betrag, führt der Wert „Positiv“ zu einem negativen Betrag (in diesem Beispiel -200 €).

VK-Position	Betrag des Auftragseingangs	Periode (Monat)
010	500 €	Oktober
010	-200 €	November

Negativ: Wenn dieser Wert beim Status eingestellt ist, der in einer Verkaufsposition eingesetzt wird, dann wirkt sich die Verkaufsposition auf die Eingangsübersicht aus.
- Wenn der Wert des vorherigen Verkaufsstatus „Keine“ oder „Negativ“ war, gibt es keine sichtbaren Veränderungen auf der Eingangsübersicht. In der Praxis wird sich das selten ergeben, da keine Abnahme (mehr) stattfinden kann.
- Es wird eine Abnahme des Verkaufsbetrags auf der Eingangsübersicht angezeigt, wenn der Wert des vorherigen Verkaufsstatus „Positiv“ war: der gesamte Verkaufsbetrag der Verkaufsposition wird negativ auf der Eingangsübersicht angezeigt. Das ist beispielsweise bei einem Auftrag der Fall, der storniert oder in die Historie übertragen wurde. Wenn der Verkaufsbetrag auf dem Auftrag 500 € lautet, wird bei einer Stornierung -500 € auf der Auftragseingangsübersicht angezeigt:

VK-Position	Betrag des Auftragseingangs	Periode (Monat)
010	500 €	Oktober
010	-500 €	November

Nach dem Verlegen des Verkaufsstatus in einen Verkaufsstatus mit einer anderen Einstellung wird manchmal, jedoch nicht immer, eine Zunahme oder eine Abnahme auf der Eingangsübersicht angezeigt. Im Folgenden sehen Sie, wie sich Statusübergänge auf die Eingangsübersichten auswirken.

Wie reagieren die Eingangsübersichten auf Statusübergänge?

Das Verlegen der VK-Status kann sich auf die Übersichten der Angebots- oder Auftragseingänge auswirken. In der unten stehen Tabelle sehen Sie, wie Eingangsübersichten auf Statusübergänge reagieren. Wenn die Einstellung für den Angebots- oder Auftragseingang für den neuen Status anders ist als die für den alten Status, wird das in einer Reihe von Fällen eine Änderung des Verkaufsbetrag in der Eingangsübersicht zur Folge haben. Im Fenster Verkaufswertlog werden alle Änderungen angezeigt: „Alter Verkaufsbetrag“ (Alter Gesamtbetrag) und „Neuer Verkaufsbetrag“ (Neuer Gesamtbetrag).

Statusübergänge innerhalb eines Statustyps

Im Folgenden sehen Sie, was mit der Eingangsübersicht beim Verlegen eines Status innerhalb desselben Statustyps geschieht, beispielsweise beim Statustyp „Angebot“ von einer Chance (Wert „Keine“) in ein Angebot (Wert „Positiv“) . Die Statustypen „Auftrag“ und „Nachkalkulation“ werden hier als derselbe Statustyp betrachtet.


Von Status mit Option:	Zu Status mit Option:
	Keine	Positiv	Negativ
Keine	-	Vollständig positiver VK-Betrag	-
Positiv	-	Differenz zwischen altem und neuem VK-Betrag	Vollständig negativer VK-Betrag
Negativ	-	Vollständig positiver VK-Betrag	-

Anmerkung: Wenn es sich um eine neue Verkaufsposition handelt (und es dementsprechend keinen vorherigen Verkaufsstatus gibt), wirkt sie sich nur dann auf den Eingang aus, wenn der Wert des Status „Positiv“ ist: der gesamte Verkaufsbetrag wird in einem solchen Fall auf der Eingangsübersicht angezeigt.

Statusübergänge in einen anderen Statustyp

Im Folgenden sehen Sie, was mit den Eingangsübersichten beim Verlegen eines Status in einen anderen Statustyp geschieht, beispielsweise von dem Statustyp „Angebot“ zu dem Statustyp „Auftrag“. Die gängigsten Status(typ)übergänge werden angezeigt und die weniger gängigen, die eine Änderung des Eingangs zur Folge haben.


Von		Nach
Option	Statustyp	Option	Statustyp	Auswirkung auf Eingang
Alle Optionen	Angebot	Positiv	Auftrag/Nachkalkulation	Vollständig positiver VK-Betrag auf Auftragseingang
Alle Optionen	Angebot	Negativ oder Keine	Auftrag/Nachkalkulation	-
Positiv	Angebot	Negativ	Historie	Vollständig negativer VK-Betrag auf Angebotseingang
Negativ	Angebot	Negativ	Historie	-
Alle Optionen	Auftrag/Nachkalkulation	Alle Optionen	Angebot	Alle Änderungen auf Auftragseingang rückgängig machen
Positiv	Auftrag/Nachkalkulation	Negativ	Historie	Vollständig negativer VK-Betrag auf Auftragseingang
Negativ	Auftrag/Nachkalkulation	Negativ	Historie	-
Alle Optionen	Historie	Alle Optionen	Angebot	Alle Änderungen bei Statustyp „Historie“ auf dem Angebotseingang rückgängig gemacht
Alle Optionen	Historie	Alle Optionen	Auftrag/Nachkalkulation	Alle Änderungen bei Statustyp „Historie“ auf dem Auftragseingang rückgängig gemacht

Beispiel

Die folgenden Verkaufsstatus wurden festgelegt:

Verkaufsstatus	Statustyp	Auswirkung auf die Eingangsübersicht
00 Chance	Angebot	Keine
05 Angebotsanfrage	Angebot	Positiv
10 Angebotskalkulation	Angebot	Positiv
Angebot versendet	Angebot	Positiv
31 Auftrag	Auftrag	Positiv
85 Auftrag storniert	Auftrag	Negativ

Der Verkäufer signalisiert eine Chance, für 100 € zu verkaufen. Anschließend fordert der Kunde ein Angebot an. Den Verkaufsbetrag von 100 € möchte der Verkäufer gerne auf dem Auftragseingang angezeigt haben. Beim Beurteilen des Angebotes teilt der Kunde mit, mehr bestellen zu wollen. Der Angebotsbetrag wird um 100 € erhöht. Letztendlich wird aus dem Angebot ein Auftrag.

Der Statusverlauf der Verkaufsposition 010 gestaltet sich folgendermaßen:

Verkaufsstatus	Verkaufsbetrag	Auswirkung auf die Eingangsübersicht
10 Chance	100 €	Keine
20 Angebotsanfrage	100 €	Positiv
25 Angebot beurteilen	200 €	Positiv
30 Angebot versendet	200 €	Positiv
40 Auftrag	200 €	Positiv

In der Übersicht des Angebotseingangs wird eine Position erstellt aufgrund des Übergangs einer Chance in eine Angebotsanfrage, die auf der Eingangsübersicht angezeigt werden soll (von Status 10 zu Status 20) und eine Position aufgrund der Erhöhung des Verkaufswerts um 100 € während der Angebotsbeurteilung (von Status 20 zu 25).

Angebotseingang:

VK-Position	Betrag Angebotseingang	Periode (Monat)
010	100 €	Oktober
010	100 €	November

Wenn der Verkäufer aus dem Angebot einen Auftrag macht, wird der gesamte Verkaufsbetrag in Höhe von 200 € auf der Auftragseingangsübersicht angezeigt (von Status 30 zu 40).

Auftragseingang:

VK-Position	Betrag Angebotseingang	Periode (Monat)
010	200 €	Dezember

Verkaufsstatusverlauf

Wenn der Kunde den Auftrag im neuen Jahr doch noch storniert, wird die Abnahme des VK-Wertes auf der Auftragseingangsübersicht angezeigt. Die Übersicht des Angebotseingangs bleibt gleich.

Der Statusverlauf der VK-Position 010 im Auftragsstadium:

Verkaufsstatus	Verkaufsbetrag	Auswirkung auf die Eingangsübersicht?
40 Auftrag	200 €	Positiv
80 Auftrag storniert	200 €	Negativ

In der Übersicht des Auftragseingangs stand bereits eine Position aufgrund der Umsetzung des Angebots in einen Auftrag und es wird eine Position mit einem negativen Eingangsbetrag hinzugefügt, da der Auftrag storniert wurde (von Status 40 zu 80).

Auftragseingang:

VK-Position	Betrag des Auftragseingangs	Periode (Monat)
010	200 €	Dezember
010	-200 €	Januar

Verkaufsstatus	Bezeichnung
00	Möglichkeit
05	Angebotsanfrage
10	Angebotsstruktur
15	Angebot versendet
20	Angebot ungültige Version
31	Auftrag
32	Bestandslieferung
33	Interne Fertigung
40	Auftragsbestätigung
45	Konstruktionsabteilung
50	Arbeitsvorbereitung
60	Einkauf
70	Fertigung
75	Versand
80	Fakturierung
85	Auftrag storniert
90	Nachkalkulation
95	Nach Historie
99	Löschen