Ein Angebot bzw. ein Kundenauftrag wird in der Verkaufsabwicklungsphase von verschiedenen Abteilungen bearbeitet. Da der Auftrag/das Angebot durch die Hände verschiedener Mitarbeiter geht, ist es wichtig, dass der Status des Auftrags/Angebots erkennbar bleibt. Für jeden Mitarbeiter muss ersichtlich sein, wie weit der Auftrag/das Angebot vorangeschritten ist. Handelt es sich beispielsweise schon um einen Kundenauftrag? Wurden die Artikel bereits geliefert?
Um hier für Eindeutigkeit zu sorgen, erstellen Sie eine Gliederung in Verkaufsstatus. Die Statuseinteilung können Sie quasi betrachten als:
den roten Faden innerhalb Ihrer administrativen Logistik
den Weg, den ein Auftrag/Angebot durch Ihr Unternehmen nimmt,
einen Hinweis darauf, bei welchem Mitarbeiter der Auftrag/das Angebot „auf dem Schreibtisch liegt“.
Die Verwendung des Verkaufsstatus ist obligatorisch.
In Kombination mit dem Workflow Kundenauftrag können Sie Status verwenden, mit denen ein fester Statusverlauf definiert werden kann.
Status dienen nicht nur als Informationsquelle über den Fortschritt eines Auftrags/Angebots, sie haben auch noch weitere Funktionen:
Anhand von Status können Sie eine Übersicht aller Aufträge/Angebote ausdrucken, die sich in einer bestimmten Phase befinden. Ein Lagermitarbeiter kann z. B. einen Bericht von Gütern, die versendet werden können, ein Planer eine Liste aller Aufträge/Angebote mit dem Status „Planung“ und ein Kalkulator eine Liste der Aufträge/Angebote mit dem Status „Vorkalkulation“ drucken. So kann jeder Mitarbeiter auf einfache Weise sehen, an welchen Aufträgen/Angeboten weiter gearbeitet werden soll.
Mit Status werden Aufträge/Angebote abgesichert. Auf diese Weise können Sie beispielsweise verhindern, dass eine Rechnung für einen Auftrag/ein Angebot erstellt wird, bei dem es sich noch nicht um einen Auftrag handelt. Derartige Absicherungen werden von Isah automatisch über Statustypen verwaltet.
Sie können einem Benutzer die Rechte für bestimmte Status verweigern. Der Benutzer darf diese Status in einem Auftrag/Angebot in dem Fall nicht anpassen. Auf diese Weise sind zugleich auch verschiedene Verarbeitungen mit dem betreffenden Status für diesen Benutzer ebenfalls gesperrt. Statusrechte weisen Sie im Fenster Benutzer mithilfe der Schaltflächen VK-Statusbereich und Fertigungsstatusbereich zu.
Status ermöglichen es, verschiedene Verarbeitungen automatisch ausführen zu lassen. So können beispielsweise gleichzeitig für alle Aufträge/Angebote mit dem Status 05 („Angebotsstruktur kalkulieren“) Standardstrukturen in die Aufträge/Angebote kopiert werden. Dabei handelt es sich um eine so genannte Batchverarbeitung: Die Verarbeitung mehrerer Aufträge/Angebote erfolgt gleichzeitig.
Wenn Sie eine Batchverarbeitung ausführen, können Sie ebenfalls angeben, welchen Status die Aufträge/Angebote nach der Verarbeitung erhalten sollen.
Tipp: Wenn Sie eine umfangreiche Statuseinteilung erstellen, wird die praktische Umsetzung im Prinzip unmöglich: Der Status eines Auftrags/Angebots muss sehr häufig geändert werden und bietet dabei nur geringe zusätzliche Informationen. Ein Status soll lediglich ein Anhaltspunkt sein und Sie müssen nicht jedem einzelnen Schritt im Prozess einen eigenen Status zuweisen. Erstellen Sie daher zunächst eine begrenzte Statuseinteilung, bei der die wichtigsten Schritte im Prozess ersichtlich sind. Lassen Sie dabei zwischen den einzelnen Statusnummern Raum für weitere Status. Wenn Sie nach einiger Zeit feststellen, dass ein Status oder noch weitere Status erforderlich wären, können Sie diese noch hinzufügen.
Warnung: Wenn Verkaufsstatus gelöscht werden sollen, empfiehlt es sich, keine Status zu löschen, die sich auf den Angebots- und Auftragseingang auswirken. Wenn Sie nämlich Status löschen, die für den Angebots- und Auftragseingang verwendet werden, wird die Eingangsübersicht unzuverlässig. Wenn Sie probieren, einen solchen Status zu löschen, wird eine Warnung ausgegeben und die Frage, ob Sie sicher sind, dass Sie fortfahren möchten.
Der Statustyp gibt an, in welcher Phase des Verkaufsprozesses sich der Status befindet: Angebot, Auftrag, Nachkalkulation oder Historie. Der Statustyp bestimmt, welche Aktionen für eine Verkaufsposition dieses Status ausgeführt werden dürfen und welche nicht. Wenn eine Verkaufsposition beispielsweise den Typ „Angebot“ hat, dürfen für diese Verkaufsposition keine Rechnungen erstellt werden. Weist eine Bestellposition z. B. den Typ „Angebot“ auf, darf aus dieser EK-Anfrageposition keine Bestellung erstellt werden.
Wenn für eine Verkaufsposition oder einen Plan-/Fertigungsauftrag ein Status angegeben wird, erstellt Isah für den entsprechenden Plan-/Fertigungsauftrag eine Reihe von Absicherungen. Die Art der Absicherung wird durch den Statustyp festgelegt, der für den Verkaufsstatus (auf einer Verkaufsposition) oder Fertigungsstatus (eines Plan-/Fertigungsauftrags) angegeben wurde.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die jeweiligen Absicherungen für Verkaufspositionen und Plan-/Fertigungsaufträge eines bestimmten Statustyps.
Der Status einer Verkaufsposition kann nicht immer in einen anderen Status geändert werden. So darf der Statuscode einer Verkaufsposition nicht in einen Code des Typs „Angebot“ geändert werden, wenn für diese Position bereits bestimmte Aktionen ausgeführt wurden.
Über den Menüpunkt Statusübersicht VK-Position können Sie eine Übersicht aufrufen, in der Sie sehen, welche Aktionen für die VK-Position bereits ausgeführt wurden und ob der Status in den Statustyp „Angebot“ oder „Historie“ verlegt werden darf.
Nachstehend finden Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten und Bedingungen, die beim Verlegen des Status auf einen anderen Statustyp gelten.
Nach Angebot
Nach Auftrag
Nach Nachkalkulation
Nach Historie
Von Angebot
-
Ja
Ja
Ja
Von Auftrag
Sofern keine Transaktionen
-
Ja
Sofern Auftrag abgeschlossen und abgeleitete Aufträge* den Status „Historie“ haben
Von Nachkalkulation
Sofern keine Transaktionen
Ja
-
Sofern Auftrag abgeschlossen und abgeleitete Aufträge* den Status „Historie“ haben
Von Historie
Sofern keine Transaktionen
Ja
Ja
-
*Bei abgeleiteten Aufträgen handelt es sich um Fertigungsaufträge, die mit einem Kundenauftrag verknüpft sind (bei auftragsbezogener Fertigung) und/oder um Bestellpositionen, die für den auftragsbezogenen Einkauf erstellt wurden.
Was ist mit Fertigungsaufträgen möglich?
Angebot
Auftrag
Nachkalkulation
Historie
Reservieren im wirtschaftlichen Bestand
Nein
Ja
Ja
Nein
Artikel ausgeben
Nein
Ja
Ja
Nein
Auftragsbezogene Bestellvorschläge generieren, erhalten und Kosten buchen
Nein
Ja
Ja
Nein
Auftragsbezogener Einkauf
Nein
Ja
Ja
Nein
Fertigungsauftrag verknüpfen
Nein
Ja
Ja
Nein
Fertigungseingang
Nein
Ja
Ja
Nein
Der Status eines Plan-/Fertigungsauftrags kann nicht immer auf einen anderen Status verlegt werden. So darf der Statuscode eines Plan-/Fertigungsauftrags nicht in einen Code des Typs „Angebot“ geändert werden, wenn für diesen Planauftrag bereits Artikel verbraucht wurden.
Nachstehend finden Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten und Bedingungen, die beim Verlegen des Status auf einen anderen Statustyp gelten.
Nach Angebot
Nach Auftrag
Nach Nachkalkulation
Nach Historie
Von Angebot
-
Ja
Ja
Ja
Von Auftrag
Sofern keine Transaktionen
-
Ja
Sofern Auftrag abgeschlossen und untergeordnete Aufträge den Status „Historie“ haben
Von Nachkalkulation
Sofern keine Transaktionen
Ja
-
Sofern Auftrag abgeschlossen und untergeordnete Aufträge den Status „Historie“ haben
Mit Einstellungen bestimmen Sie, ob sich der Verkaufswert einer Verkaufsposition auf die Eingangsübersichten auswirkt: für eine Angebotsposition bestimmt die Einstellung Auswirkung auf Angebotseingang dies für die Übersicht des Angebotseingangs und für eine Auftragsposition bestimmt die Einstellung Auswirkung auf Auftragseintang dies für die Übersicht des Auftragseingangs. Es kann sein, dass Sie eine Verkaufsposition noch nicht oder nicht mehr in die Eingangsübersicht einbeziehen möchten. Pro Verkaufsstatus können Sie angeben, ob die Verkaufsbeträge in die Eingangsübersicht einbezogen werden sollen. Wenn eine Angebotsposition beispielsweise einen Verkaufsstatus mit dem Wert „Positiv“ hat, wird eine Änderung des Verkaufsbetrags in der Übersicht des Angebotseingangs angezeigt.
Wenn der Statustyp „Angebot“ ist, können Sie ausschließlich einen Wert für den Angebotseingang wählen. Der Wert „Keine“ wird automatisch bei der Einstellung Auswirkung auf Auftragseingang ausgewählt.
Wenn der Statustyp „Auftrag“ oder „Nachkalkulation‘ ist , können Sie ausschließlich einen Wert für den Auftragseingang wählen. Der Wert „Keine“ wird automatisch bei der Einstellung Auswirkung auf Angebotseingang ausgewählt.
Wenn der Statustyp „Historie“ ist, können Sie einen Wert für den Angebots- wie auch für den Auftragseingang wählen.
Eingang-Einstellungen
Für die Eingang-Einstellungen stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:
Keine: Wenn Sie sich für diese Option bei einem Verkaufsstatus entscheiden, der in einer Verkaufsposition verwendet wird, dann wirkt sich die Verkaufsposition nicht auf die Eingangsübersicht aus. Diese Option wählen Sie beispielsweise bei einem Verkaufsstatus für:
Angebote, die Sie erstellen, weil Sie eine Chance erkennen und Sie die Angebote noch nicht in den Angebotseingang einbeziehen möchten
stornierte Aufträge Wenn bereits positive oder negative Beträge in der Verkaufsübersicht angezeigt wurden, bleiben sie stehen.
Positiv: Wenn dieser Wert beim Status eingestellt ist, der in einer Verkaufsposition eingesetzt wird, dann wirkt sich die Verkaufsposition auf die Eingangsübersicht aus.
Der vollständige Verkaufsbetrag der Verkaufsposition wird in der Eingangsübersicht angezeigt, wenn der Wert des vorherigen Verkaufsstatus nicht „Positiv“ (wenn dieser Wert „Keine“ oder „Negativ“ ) lautete. Das ist beispielsweise bei einem Angebot der Fall, das zuerst Erfolgschancen hatte, aber anschließend kein Angebot geworden ist.
Ist der Wert sowohl bei dem vorherigen Status wie auch bei dem neuen Status „Positiv“, dann wird eine etwaige Differenz zum vorherigen Verkaufsbetrag angezeigt. Wenn der Kunde beispielsweise ursprünglich eine Bestellung in Höhe von 500 € aufgibt und letzten Endes nur für 300 € bestellt, führt das mit dem Wert „Positiv“ zu den untenstehenden Positionen auf der Auftragseingangsübersicht. Anmerkung: Wenn der neue Betrag niedriger ist als der vorherige Betrag, führt der Wert „Positiv“ zu einem negativen Betrag (in diesem Beispiel -200 €).
VK-Position
Betrag des Auftragseingangs
Periode (Monat)
010
500 €
Oktober
010
-200 €
November
Negativ: Wenn dieser Wert beim Status eingestellt ist, der in einer Verkaufsposition eingesetzt wird, dann wirkt sich die Verkaufsposition auf die Eingangsübersicht aus.
Wenn der Wert des vorherigen Verkaufsstatus „Keine“ oder „Negativ“ war, gibt es keine sichtbaren Veränderungen auf der Eingangsübersicht. In der Praxis wird sich das selten ergeben, da keine Abnahme (mehr) stattfinden kann.
Es wird eine Abnahme des Verkaufsbetrags auf der Eingangsübersicht angezeigt, wenn der Wert des vorherigen Verkaufsstatus „Positiv“ war: der gesamte Verkaufsbetrag der Verkaufsposition wird negativ auf der Eingangsübersicht angezeigt. Das ist beispielsweise bei einem Auftrag der Fall, der storniert oder in die Historie übertragen wurde. Wenn der Verkaufsbetrag auf dem Auftrag 500 € lautet, wird bei einer Stornierung -500 € auf der Auftragseingangsübersicht angezeigt:
VK-Position
Betrag des Auftragseingangs
Periode (Monat)
010
500 €
Oktober
010
-500 €
November
Nach dem Verlegen des Verkaufsstatus in einen Verkaufsstatus mit einer anderen Einstellung wird manchmal, jedoch nicht immer, eine Zunahme oder eine Abnahme auf der Eingangsübersicht angezeigt. Im Folgenden sehen Sie, wie sich Statusübergänge auf die Eingangsübersichten auswirken.
Das Verlegen der VK-Status kann sich auf die Übersichten der Angebots- oder Auftragseingänge auswirken. In der unten stehen Tabelle sehen Sie, wie Eingangsübersichten auf Statusübergänge reagieren. Wenn die Einstellung für den Angebots- oder Auftragseingang für den neuen Status anders ist als die für den alten Status, wird das in einer Reihe von Fällen eine Änderung des Verkaufsbetrag in der Eingangsübersicht zur Folge haben. Im Fenster Verkaufswertlog werden alle Änderungen angezeigt: „Alter Verkaufsbetrag“ (Alter Gesamtbetrag) und „Neuer Verkaufsbetrag“ (Neuer Gesamtbetrag).
Statusübergänge innerhalb eines Statustyps
Im Folgenden sehen Sie, was mit der Eingangsübersicht beim Verlegen eines Status innerhalb desselben Statustyps geschieht, beispielsweise beim Statustyp „Angebot“ von einer Chance (Wert „Keine“) in ein Angebot (Wert „Positiv“) . Die Statustypen „Auftrag“ und „Nachkalkulation“ werden hier als derselbe Statustyp betrachtet.
Von Status mit Option:
Zu Status mit Option:
Keine
Positiv
Negativ
Keine
-
Vollständig positiver VK-Betrag
-
Positiv
-
Differenz zwischen altem und neuem VK-Betrag
Vollständig negativer VK-Betrag
Negativ
-
Vollständig positiver VK-Betrag
-
Anmerkung: Wenn es sich um eine neue Verkaufsposition handelt (und es dementsprechend keinen vorherigen Verkaufsstatus gibt), wirkt sie sich nur dann auf den Eingang aus, wenn der Wert des Status „Positiv“ ist: der gesamte Verkaufsbetrag wird in einem solchen Fall auf der Eingangsübersicht angezeigt.
Statusübergänge in einen anderen Statustyp
Im Folgenden sehen Sie, was mit den Eingangsübersichten beim Verlegen eines Status in einen anderen Statustyp geschieht, beispielsweise von dem Statustyp „Angebot“ zu dem Statustyp „Auftrag“. Die gängigsten Status(typ)übergänge werden angezeigt und die weniger gängigen, die eine Änderung des Eingangs zur Folge haben.
Von
Nach
Option
Statustyp
Option
Statustyp
Auswirkung auf Eingang
Alle Optionen
Angebot
Positiv
Auftrag/Nachkalkulation
Vollständig positiver VK-Betrag auf Auftragseingang
Alle Optionen
Angebot
Negativ oder Keine
Auftrag/Nachkalkulation
-
Positiv
Angebot
Negativ
Historie
Vollständig negativer VK-Betrag auf Angebotseingang
Negativ
Angebot
Negativ
Historie
-
Alle Optionen
Auftrag/Nachkalkulation
Alle Optionen
Angebot
Alle Änderungen auf Auftragseingang rückgängig machen
Positiv
Auftrag/Nachkalkulation
Negativ
Historie
Vollständig negativer VK-Betrag auf Auftragseingang
Negativ
Auftrag/Nachkalkulation
Negativ
Historie
-
Alle Optionen
Historie
Alle Optionen
Angebot
Alle Änderungen bei Statustyp „Historie“ auf dem Angebotseingang rückgängig gemacht
Alle Optionen
Historie
Alle Optionen
Auftrag/Nachkalkulation
Alle Änderungen bei Statustyp „Historie“ auf dem Auftragseingang rückgängig gemacht
Beispiel
Die folgenden Verkaufsstatus wurden festgelegt:
Verkaufsstatus
Statustyp
Auswirkung auf die Eingangsübersicht
00 Chance
Angebot
Keine
05 Angebotsanfrage
Angebot
Positiv
10 Angebotskalkulation
Angebot
Positiv
Angebot versendet
Angebot
Positiv
31 Auftrag
Auftrag
Positiv
85 Auftrag storniert
Auftrag
Negativ
Der Verkäufer signalisiert eine Chance, für 100 € zu verkaufen. Anschließend fordert der Kunde ein Angebot an. Den Verkaufsbetrag von 100 € möchte der Verkäufer gerne auf dem Auftragseingang angezeigt haben. Beim Beurteilen des Angebotes teilt der Kunde mit, mehr bestellen zu wollen. Der Angebotsbetrag wird um 100 € erhöht. Letztendlich wird aus dem Angebot ein Auftrag.
Der Statusverlauf der Verkaufsposition 010 gestaltet sich folgendermaßen:
Verkaufsstatus
Verkaufsbetrag
Auswirkung auf die Eingangsübersicht
10 Chance
100 €
Keine
20 Angebotsanfrage
100 €
Positiv
25 Angebot beurteilen
200 €
Positiv
30 Angebot versendet
200 €
Positiv
40 Auftrag
200 €
Positiv
In der Übersicht des Angebotseingangs wird eine Position erstellt aufgrund des Übergangs einer Chance in eine Angebotsanfrage, die auf der Eingangsübersicht angezeigt werden soll (von Status 10 zu Status 20) und eine Position aufgrund der Erhöhung des Verkaufswerts um 100 € während der Angebotsbeurteilung (von Status 20 zu 25).
Angebotseingang:
VK-Position
Betrag Angebotseingang
Periode (Monat)
010
100 €
Oktober
010
100 €
November
Wenn der Verkäufer aus dem Angebot einen Auftrag macht, wird der gesamte Verkaufsbetrag in Höhe von 200 € auf der Auftragseingangsübersicht angezeigt (von Status 30 zu 40).
Auftragseingang:
VK-Position
Betrag Angebotseingang
Periode (Monat)
010
200 €
Dezember
Wenn der Kunde den Auftrag im neuen Jahr doch noch storniert, wird die Abnahme des VK-Wertes auf der Auftragseingangsübersicht angezeigt. Die Übersicht des Angebotseingangs bleibt gleich.
Der Statusverlauf der VK-Position 010 im Auftragsstadium:
Verkaufsstatus
Verkaufsbetrag
Auswirkung auf die Eingangsübersicht?
40 Auftrag
200 €
Positiv
80 Auftrag storniert
200 €
Negativ
In der Übersicht des Auftragseingangs stand bereits eine Position aufgrund der Umsetzung des Angebots in einen Auftrag und es wird eine Position mit einem negativen Eingangsbetrag hinzugefügt, da der Auftrag storniert wurde (von Status 40 zu 80).