Auftragsbestätigung

Hinweise

• Empfangen Sie die Meldung automatisch über ein Webinterface, dann müssen Sie nichts tun. Die Meldung wird von selbst als Auftrag in Ihrem System angezeigt, vorausgesetzt, dass die Bedingungen erfüllt und Kontrollen ausgeführt sind.
• Haben Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass auf dem Webinterface der externen Partei eine Meldung für Sie bereitsteht, dann rufen Sie die Meldung über deren Webinterface ab (meistens mit einem Link aus der Benachrichtigung).

Schritte

Sie befolgen die nachstehenden Schritte, wenn Sie von der externen Partei eine E-Mail mit der elektronischen Meldung in der Anlage erhalten haben.

1. Öffnen Sie die eingegangene E-Mail mit der elektronischen Meldung und speichern Sie die XML-Meldung aus dem Anhang in einem Ordner.
2. Öffnen Sie in Isah das Fenster Bestellungen.
3. Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Option Bestellbestätigung importieren.
4. Öffnen Sie den Ordner, in dem die XML-Meldung gespeichert wurde und wählen Sie die Meldung aus.

Kontrollen

• Die teilnehmenden Unternehmen müssen über Identifizierungen verfügen und diese müssen mit den Identifikationen in der Meldung übereinstimmen.
• Die Bestellung muss im System bekannt sein.
• Das Bestätigungsdatum auf der Bestellung darf noch nicht ausgefüllt sein.
• Pro Bestellposition wird kontrolliert, ob die Positionsnummern und Mengen auf der Eingangsposition übereinstimmen.
• Das Bestätigungsdatum auf der Auftragsbestätigung (IssueDate) darf nicht in der Zukunft liegen.
• Die Mengen, Preise und Währung in der Meldung müssen mit den Mengen, Preisen und der Währung in der Bestellung übereinstimmen.
• Für jede Auftragsposition in der Meldung wird der Status (LineStatusCode) validiert:
  • Ein Status, der nicht auf „Accepted“ oder „Rejected“ gesetzt wurde, wird immer abgelehnt, weil in Isah diese Fälle nicht unterstützt werden. Der Import stoppt und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.
  • Steht die Position auf dem Status „Accepted“, dann wird die betreffende Position auf „Bestätigt“ gesetzt.
  • Steht die Position auf dem Status „Rejected“, dann wird das Feld „Bestätigt“ deaktiviert.
  • Wenn Sie mit der Änderungsindex-Verwaltung arbeiten und in der Meldung ein Änderungsindex bei Ihrem Artikelcode steht, wird in Isah kontrolliert, ob dieser Änderungsindex derselbe ist als der, der auf der Bestellposition eingetragen ist. Wenn die Änderungsindizes nicht übereinstimmen, wird Isah den Import zwar ausführen, aber dann wird bei der elektronischen Meldung eine Warnung angezeigt.

Ergebnis

Beim Import wird in Isah die Auftragsnummer des Lieferanten - die SalesID in der XML-Meldung - im Feld Auftragsreferenz auf die Bestellung gesetzt. Ist die SalesID nicht ausgefüllt, dann werden in Isah die Daten aus dem ID von der elektronischen Meldung verwendet. In Isah wird die Auftragsnummer beim Einlesen immer in das Feld Auftragsreferenz gesetzt, auch wenn die Auftragsreferenz nicht erfolgreich eingelesen werden kann (beispielsweise weil Preise nicht korrekt sind). Der Grund dafür ist, dass die einkaufende Partei dann beim weiteren Verlauf des Einkaufprozesses über die korrekte Referenznummer des Lieferanten verfügt.

Wenn der Import erfolgreich ist:

• wird das Bestätigungsdatum aus der Meldung auf der Bestellung im Feld Bestätigungsdatum eingetragen
• werden für alle Bestellpositionen, die bestätigt werden, die Felder Bestätigt und Eingangsdatum eingetragen
• werden für alle Bestellpositionen, die im Feld Anzahl Male bestätigt bestätigt werden, um 1 erhöht
• werden für alle Eingangsplanpositionen, die bestätigt werden, die Felder Bestätigt und Eingangsdatum ausgefüllt

Wenn eine Eingangsplanposition bestätigt wird, wovon das Eingangsdatum nicht mit dem ursprünglichen Eingangsdatum übereinstimmt, loggt Isah eine Warnung bei der elektronischen Meldung.