Empfangen Sie die Meldung automatisch über ein Webinterface, dann müssen Sie nichts tun. Die Meldung wird von selbst als Auftrag in Ihrem System angezeigt, vorausgesetzt, dass die Bedingungen erfüllt und Kontrollen ausgeführt sind.
Haben Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass auf dem Webinterface der externen Partei eine Meldung für Sie bereitsteht, dann rufen Sie die Meldung über deren Webinterface ab (meistens mit einem Link aus der Benachrichtigung).
Schritte
Sie befolgen die nachstehenden Schritte, wenn Sie von der externen Partei eine E-Mail mit der elektronischen Meldung in der Anlage erhalten haben.
Öffnen Sie die eingegangene E-Mail mit der elektronischen Meldung und speichern Sie die XML-Meldung aus dem Anhang in einem Ordner.
In der XML-Meldung sucht Isah nach der Bestellnummer für den Eingang (Despatch advice/Order reference/Purchase order reference). Danach sucht Isah anhand dieser Nummer nach der Bestellung. Wird die Bestellung nicht in der Datenbank gefunden, dann wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.
Ist die Bestellnummer im Kopf der Meldung nicht ausgefüllt, dann sucht Isah nach der Nummer auf der Bestellposition (Despatch advice/Despatch line/Order line reference/Purchase order reference). Wenn hier auch keine Nummer gefunden wird oder die Nummer stimmt nicht mit der Bestellung in Ihrer Datenbank überein, wird diesbezüglich eine Meldung ausgegeben.
Steht auf mehreren Positionen eine Bestellnummer, dann müssen all diese Nummern entweder miteinander übereinstimmen oder sie müssen alle als Bestellung in Ihrer Datenbank vorhanden sein. Im letzten Fall bezieht sich der Eingang auf mehrere Bestellungen.
Ist die Bestellung festgelegt, dann wird kontrolliert, ob die Eingangsposition bereits vorhanden ist. Dazu kontrolliert Isah, ob die Kombination von der Lieferscheinnummer des Lieferanten (Despatch advice ID) und Ihre Bestellnummer (Purchase order reference) bereits im Fenster Eingänge EK Artikel vorhanden ist. In diesem Fall wird eine Meldung ausgegeben.
Es können nur Eingangspositionen erstellt werden, wenn der Eingang auf der Bestellung noch nicht fertiggemeldet wurde. Wurde der Eingang fertiggemeldet, wird eine Meldung ausgegeben.
Wenn die Bestellposition (Order line reference), auf die sich der Eingang bezieht, nicht in Isah gefunden wird, kann der Eingang nicht erstellt werden.
In Isah muss der Artikel validiert werden können. Dazu werden in der Meldung die Identifikationen „Buyers item identification“ und „Sellers item identification“ kontrolliert. In Isah reichen ein oder zwei Identifikationen, sofern die entsprechende Identifikation korrekt ist. Wenn beide Identifikationen eingetragen sind, muss die „Buyers identification“ korrekt sein.
In der elektronischen Meldung können für Eingangspositionen Chargennummern gesendet werden (Lot ID). Isah unterstützt nur eine Chargennummer pro Eingangsposition. Bei mehreren wird eine Warnung ausgegeben. Nur die erste Chargennummer wird von Isah registriert.
In der elektronischen Meldung können für Eingangspositionen Objektcodes gesendet werden (Serial ID). Isah unterstützt nur ein Objekt pro Eingangsposition. Bei mehreren wird eine Warnung ausgegeben. Nur das erste Objekt wird von Isah registriert.
Wenn Sie mit der Änderungsindex-Verwaltung arbeiten und in der Meldung ein Änderungsindex bei Ihrem Artikelcode steht, wird in Isah kontrolliert, ob dieser Änderungsindex derselbe ist als der, der auf der Bestellposition eingetragen ist. Wenn die Änderungsindizes nicht übereinstimmen, wird Isah den Import zwar ausführen, aber dann wird bei der elektronischen Meldung eine Warnung angezeigt.
Wenn Sie objektabhängige Artikel empfangen, werden in Isah genauso viele Eingangspositionen erstellt, wie Artikel in der elektronischen Meldung aufgeführt sind. Jedem Artikel muss nämlich ein einmaliger Objektcode zugewiesen werden.
Wenn der Lieferant Seriennummern (SerialID) gesendet hat, wird für jede Eingangsposition eine dieser Nummern als Objektcode registriert, vorausgesetzt, es sind genauso viele eingegangene Artikel wie Seriennummern vorhanden.
Stimmen die Anzahl der Artikel und die Seriennummern nicht überein, dann wird diesbezügliche eine Meldung ausgegeben. In Isah wird auf jeder Position eine Seriennummer (ein Objektcode) ausgefüllt, bis es keine Seriennummern oder Eingangspositionen mehr gibt. Die Warnung macht Sie darauf aufmerksam, dass Sie die Objektcodes selbst kontrollieren müssen.
Anmerkung: Der Objektcode auf der Eingangsposition wird nicht in Isah angezeigt, sondern findet sich unter dem Datenbankfeld PurDocPartReceipt.SerialNrRef. Das Feld kann von Ihnen verwendet werden für beispielsweise ein Script, das automatisch die Objektcodes erstellt, wenn die Codes des Lieferanten verwendet werden sollen. Verwenden sie Ihre eigenen Codes, dann erstellen Sie selbst für die Objekte einen einmaligen Code.
Ergebnis
In Isah wurde eine Eingangsposition (oder wurden mehrere Positionen) im Fenster Eingänge EK Artikel aufgenommen. Hier finden Sie die Bestellung, die Bestellposition und die Eingangsplanposition aus der Meldung mit den Artikeln, Mengen und Daten.
Auch die Verwendung von Artikeln wird übernommen: Bei einem Eingang für den Bestand sind das Lagerort und Lagerplatz der Bestellung. Bei einem Eingang für einen Fertigungsauftrag übernimmt Isah den Lagerort und Lagerplatz aus der Fertigungsstruktur. Für die Verwendung Verkauf werden Lagerort und Lagerplatz nicht ausgefüllt.
Wenn die Menge auf der Bestellposition mit der Menge in der Meldung übereinstimmt, wird SCI das Feld Erledigt auf der Eingangsposition aktivieren.
Sie können die Positionen noch kontrollieren, bevor Sie sie definitiv buchen.
Anmerkung: Wenn in der Meldung auch eine Chargennummer und/oder ein Objektcode steht/stehen, sind diese Daten in der Datenbank registriert, sodass Sie daraus Ihre eigenen Chargennummern oder Objektcodes generieren können. Diese werden nicht in den Fenstern von Isah angezeigt. Die Namen der Datenbankfelder sind: PurDocPartReceipt.LotNrRef (Chargennummer) und PurDocPartReceipt.SerialNrRef (Objektcode).
Die Bestellung muss bekannt sein.