Empfangen Sie die Meldung automatisch über ein Webinterface, dann müssen Sie nichts tun. Die Meldung wird von selbst als Auftrag in Ihrem System angezeigt, vorausgesetzt, dass die Bedingungen erfüllt und Kontrollen ausgeführt sind.
Haben Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass auf dem Webinterface der externen Partei eine Meldung für Sie bereitsteht, dann rufen Sie die Meldung über deren Webinterface ab (meistens mit einem Link aus der Benachrichtigung).
Schritte
Sie befolgen die nachstehenden Schritte, wenn Sie von der externen Partei eine E-Mail mit der elektronischen Meldung in der Anlage erhalten haben.
Öffnen Sie die eingegangene E-Mail mit der elektronischen Meldung und speichern Sie die XML-Meldung aus dem Anhang in einem Ordner.
Beim Import einer EK-Rechnung kontrolliert Isah, ob die EK-Rechnung bereits vorhanden ist. Um das festzustellen, wird kontrolliert, ob die Kombination zwischen der Rechnungsnummer des Lieferanten und der Identifikation des Lieferanten bereits vorkommt. Wenn die Kombination bereits vorhanden ist, wird das von Isah gemeldet und wird der Import der EK-Rechnung abgebrochen.
Wenn im Rechnungsbericht eine Identifikation für den Lieferanten steht, aber dieser Code wird in Isah bei keinem einzigen Lieferanten gefunden, wird in Isah der Import gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn im Rechnungsbericht eine Identifikation für den Lieferanten steht und dieser Code wird in Isah bei mehreren Lieferanten gefunden, wird in Isah der Import gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Ihr eigenes Unternehmen wurde als Kunde 99999 registriert. Der Debitor dieses „Kunden“ kann derselbe Kunde 99999 sein, aber auch ein anderes Unternehmen, beispielsweise wenn Ihr Unternehmen ein Betriebsteil einer Holding ist. In Isah wird kontrolliert, ob die Identifikation des Unternehmens, dass als Debitor bei dem Kunden 99999 aufgeführt ist, derselbe ist als die Identifikation des „Buyer“ im Rechnungsbericht. Wenn das nicht der Fall ist, wird in Isah der Importvorgang gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn in Isah bei dem Lieferanten ein Kreditor angegeben wurde, der nicht derselbe ist als der Lieferant, muss im Rechnungsbericht ein „Payee“ stehen. Wenn diese Kreditorendaten im Rechnungsbericht fehlen, wird in Isah der Importvorgang gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn in Isah bei dem Lieferanten ein Kreditor angegeben wurde, muss das Unternehmen, das als Kreditor aufgeführt wurde, eine Identifikation haben. Wenn dieser Code fehlt, wird in Isah der Importvorgang gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn im Rechnungsbericht ein Kreditor (Payee) angegeben wurde und es steht bei den Lieferantendaten in Isah ein abweichender Kreditor, müssen die Identifikationen dieser beiden Parteien übereinstimmen. Wenn das nicht der Fall ist, wird in Isah der Importvorgang gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Der Rechnungstyp (InvoiceTypeCode) auf dem Bericht muss auf „380“ stehen. Wenn der Rechnungstyp nicht auf „380“ steht, wird in Isah der Importvorgang gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn im Bericht keine Daten stehen, mit denen in Isah die dazugehörige Bestellung identifiziert werden kann, wird in Isah der Import gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt. Es handelt sich um die Daten, die im Bericht unter OrderReference stehen. Diese müssen mindestens eine ID (Bestellnummer) oder SalesOrderID (Auftragsreferenz von Lieferanten) enthalten.
Wenn eine Bestellnummer (Purchase order reference>OrderReference>ID) ausgefüllt wurde, wird in Isah im Bericht die Identifikation des Lieferanten kontrolliert. Danach wird in Isah gesucht, ob die Kombination „Bestellnummer + Identifikation Lieferant“ vorhanden ist. Wenn das nicht der Fall ist, wird in Isah der Importvorgang gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn die Bestellnummer (Purchase order reference>OrderReference>ID) in der Meldung nicht ausgefüllt wurde, aber die Kundenauftragsreferenz (Sales order reference>OrderReference>SalesOrderID) ausgefüllt wurde, vergleicht Isah diese Referenz mit dem Feld Auftragsreferenz (PurchaseDocument.VendRequisitionRef) in Isah. Danach wird die Identifikation des Lieferanten gesucht und kontrolliert, ob die Kombination „Auftragsreferenz + Identifikation Lieferant“ in Isah vorhanden ist. Wenn das nicht der Fall ist, wird in Isah der Importvorgang gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt. In Isah wird der Import auch gestoppt, wenn mehr als eine Bestellung mit den Daten übereinstimmt.
Wenn sowohl die Bestellnummer als auch die Kundenauftragsreferenz ausgefüllt wurden, vergleicht Isah die Bestellnummer mit der Bestellnummer in Isah (PurchaseDocument.PurOrdNr) und die Kundenauftragsreferenz mit der Auftragsreferenz in Isah (PurchaseDocument.VendRequisitionRef). Stimmt die Bestellnummer überein, aber die Auftragsreferenz nicht, dann wird zwar in Isah eine Warnmeldung geloggt, der Import wird aber fortgesetzt.
Wenn in Isah die EK-Rechnung mit einer Bestellung verknüpft werden konnte, wird danach im Feld Art (PurchaseDocument.PurRequisitionType) kontrolliert, ob es sich um eine Bestellung handelt, in der Artikel verkauft wurden. Wenn es um Werkzeuge oder Fremdvergaben geht, wird der Import abgebrochen und eine Meldung angezeigt.
Wenn in der Meldung für die Zahlungsbedingung nur eine Note aufgenommen ist (PaymentTerms/Note), wird die Zahlungsbedingung genehmigt.
Handelt es sich um ein Skonto oder eine Kreditbeschränkung, dann werden außer der Note noch weitere Daten aufgenommen, beispielsweise ein Skontosatz. Ist das der Fall, dann müssen diese Daten mit den Daten bezüglich der Zahlungsbedingung in Isah (über das Feld PurchaseDocument.PaymTermCode in der Tabelle PaymentTerm) übereinstimmen. Wenn das nicht der Fall ist, wird in Isah der Importvorgang gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt.
Steht eine Zahlungsbedingung mit Skonto oder Kreditbeschränkung in der Meldung, aber nicht auf der Bestellung, dann wird eine Fehlermeldung ausgegeben und der Import unterbrochen. Steht eine Zahlungsbedingung auf der Bestellung, dann wird diese verwendet und mit dem Import fortgefahren.
Wenn Sie eine EK-Rechnung einlesen, müssen auch die USt-Daten aufgenommen werden. Dazu wird die elektronische Meldung durchsucht.
Isah sucht unter der Option TaxTotal/TaxSubtotal in der Meldung nach einem USt-Code (TaxCategory/ID) und einem USt-Prozentsatz (TaxCategory/Percent). Diese müssen beide vorhanden und gültig sein. Ist das nicht der Fall, dann wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Zeigt der USt-Schlüssel einen innergemeinschaftlichen Service an, dann wird kontrolliert, ob es sich um eine USt-Schuldumkehrung handelt.
Isah kontrolliert, ob der Code und der Prozentsatz logisch sind:
Wenn es sich um einen inländische Kauf handelt, der Prozentsatz aber niedriger als 0 ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Wenn es sich um einen innergemeinschaftlichen Kauf handelt, der Prozentsatz aber nicht gleich 0 ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Wenn es sich um Import handelt, der Prozentsatz aber nicht gleich 0 ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Isah loggt einen Fehler und der Import wird abgebrochen, wenn keine Daten über die Artikeldaten bekannt sind. Dabei sind die folgenden Elemente relevant:
In Isah:
die Bestellposition (PurDocPartLine.PDPartLineNr)
der Artikel, der auf der Bestellposition eingetragen wurde (PurDocPartLine.PartCode)
In der Meldung:
die „Referenced purchase order line reference“, die Sie in der Meldung unter InvoiceLine>OrderLineReference>Line ID finden; das ist eigentlich die Bestellposition
die „Item buyer's identifier“, die Sie in der Meldung unter InvoiceLine>Item>BuyersItemIdentification>ID finden; das ist die Identifikation des Artikels auf der Bestellposition
Der Import stoppt. Es wird eine Meldung angezeigt, wenn:
in der Meldung entweder keine Bestellposition oder kein Artikel eingegeben wurde
in der Meldung zwar eine Bestellposition eingetragen wurde, diese Position aber nicht auf der Bestellung in Isah vorkommt
in der Meldung keine Bestellposition ausgefüllt wurde, sondern ein Artikel, und dieser Artikel nicht mit einem der Artikel auf der Bestellung in Isah übereinstimmt
in der Meldung zwar eine Bestellposition und ein Artikel eingetragen wurden, aber dieser Artikel nicht mit dem Artikel auf der Bestellung in Isah übereinstimmt
Die Einheit in der Meldung (unter InvoiceLine>InvoicedQuantity>UnitCode) muss mit der Einheit auf der entsprechenden Bestellposition übereinstimmen. Die Einheit auf der Bestellposition hängt von der Einkaufsmengeneinheit (PurDocPartLine.UnitType) ab. Diese kann „Lagermengeneinheit“ oder „Einkaufsmengeneinheit“ anzeigen. Je nach dieser Einstellung wird bei dem Artikel auf Part.Unit oder Part.PurUnit kontrolliert. Diese muss mit der Einheit in der Meldung übereinstimmen.
Bitte beachten Sie: Auch wenn die Einheit nicht korrekt ist, wird mit dem Import fortgefahren. Nach dem Import wird die Schaltfläche Kontrollieren und eine Warnung im Fenster Elektronische Meldungen angezeigt.
Beim Einlesen eines Auftragsberichts kontrolliert Isah, ob dieser den SCSN-Standard erfüllt. Alle Felder, die nach dem Standard Pflichtfelder sind, müssen ausgefüllt werden. Beispiele dafür sind, dass eine kaufende Partei und eine verkaufende Partei vorhanden sein müssen, dass mindestens eine Auftragsposition aufgenommen werden muss und dass die teilnehmenden Unternehmen über eine Identifikation verfügen.
Etwaige Probleme werden im Fenster Elektronische Meldungen angezeigt. Sobald die Probleme behoben wurden, können Sie die Meldung importieren.
Ergebnis
Die Einkaufsrechnung ist zusammen mit den Daten aus der Meldung in Ihr System importiert.
Die EK-Rechnung darf noch nicht vorhanden sein.